制造业所涉及的产业链条之长、覆盖的领域之广、参与的人员之多,其廉洁规范问题也历来是企业反舞弊工作中的重要内容。对此,本期“盟课堂”邀请国际注册反舞弊师职业导师、上海某大型集团审计监察总监刘晓芳老师,向大家分享快速突破制造业采购舞弊线索的经验与心得。

老师认为,舞弊作为一种不好的企业经营现象,催生舞弊的土壤,即多半是企业内部控制管理的薄弱,与舞弊的三角理论(舞弊的动因)共同作用导致。其中
舞弊的土壤
包含:1)管理层诚信度低;2)忽视或不关心管控手段以及缺乏良好的报告制度;3)缺乏防止或发现资产挪用的控制手段;4)管理层压力过大;5)管理层自身管控失效;6)员工压力过大或目标丌现实。
舞弊的三角理论
包含:1)压力动机;2)机会;3)借口自我合理化。
在简单介绍舞弊的诱因和表现形式后,老师指出了在采购领域中风险易发程度达到最高等级“5”的9个舞弊高风险点:采购方式策划舞弊、招投标审定过程舞弊、评标标准确定舞弊(量身定做)、投标人投标过程舞弊(内定)、开标评标定标舞弊、合同签订和执行舞弊、合同变更舞弊、采购支付舞弊,和仓库出入库管理舞弊。其中
合同签订和执行舞弊
是重中之重,制造业企业往往会面对一份带有“陷阱”的合同,一旦签订,就会为企业带来损失。
也是常见的问题。企业在低价的诱惑下中标,入围后被抬价。此时企业已为此投入一定人力物力,将不得不承担提高成本的风险,继续完成投标工作并执行合同。因此,企业须注意标的价格的异常。
,即相关管理人员内外勾结,出卖企业产品,导致库存出多入少,也是制造业企业发生频率较高的舞弊行为。
(在制定供应准入标准上,老师以亲身经验说法,指出在深入考察了解若干供应商、量化指标评分排序、认真谈判议价的措施帮助下,曾有效帮助集团纠正了供应商选取方式,找到了合适的供应商,节约成本多万元。)
(老师对此解释说,在制定纳入标准后,也需要制定淘汰机制。通过跟进考察评价,保留能维持优秀品质、能确保产品质量、发生问题能及时快速反应并提供良好售后服务的供应商,实行优胜劣汰。)
老师指出,制造业舞弊在现金交易层面上,常见于辅料采购、办公用品采购。虽然风险等级同样为“5”,但因涉及金额一般相对不大,此时可采用3级调查手段:直接找其他厂商询价或以别的公司名义重新询价。

某家供应商每次都报价,但是每次报价都高过其他供应商,并且公司几乎从来没有采购过该供应商产品和服务
——陪标串标;
——改变标的。多见于研发部门突然改变产品标准,为确保产品交付,迫使企业同意更改意见,实际上是“量身定做”方便特定供应商中标;
——如果采购人员只找来了一两家供应商,或者关联度高,或行业内非主流的供应商,须警惕是否存在舞弊或者不作为行为。对于只报一次价或者少于两次报价就回复是最终价格的,属于议价不充分的范畴;
——如模具和使用模具加工的产品通常都是单独报价的,价格不一。如果采购人员存在舞弊行为,会存在误导性的说辞,需要冷静判断。
结合上述对道德风险(舞弊风险)的形式和迹象,老师认为在部分环节增加参与人、将部分职能设定为专职人员部门、设定审批权限、让供应商参与、设置专门的调查部门、实行轮岗以增加舞弊成本等,都是从结构、流程入手,做好采购环节的舞弊控制的重要方法。
,较容易能发现采购舞弊行为,且供应商为维护自身权益,在了解企业廉洁政策后,也会较好地配合调查工作。对供应商地回访,应当引起充分重视。
防范舞弊的发生,老师分享了一种“金字塔”形状的策略。良好的内控制度作为最上层建筑,在此制度下,从下往上应依次做好定期培训、内控评估、完善制衡与分级审批机制、建立轮岗机制。

最后,老师特别说明,
制造业企业要做好反舞弊工作,归根到底要结合企业自身情况制定和采取实际方法措施
。对不管是员工还是企业主个人,都要讲明白法规内容和触犯后的不果,要帮助大家保持清醒头脑,切记“一失足成千古恨”,这也是我们反舞弊同仁的职责所在。

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